Pen og papir er velfungerende til mange ting. Men for familievirksomheden Kaiser Kaffe betød vokseværk en øget kompleksitet i kunde- og ordresammensætningen. Dermed opstod behovet for en IT-løsning, som kunne samle og sikre mere strømlinede processer.
Hos Kaiser Kaffe i Kolding satte et generationsskifte gang i en proces, hvor en lang række forskellige funktioner blev samlet og ensrettet i ét system. Alt fra kalenderfunktioner, dataopbevaring og kvalitetssikring blev samlet i én løsning, mens IT-service og -support blev udliciteret til IT-partneren Dateco ApS.
Det har ifølge medejer Rikke Kaiser, der er datter af stifter Hans Erik Kaiser, skabt et meget mere effektivt og naturligt ordreflow internt i virksomheden.
“Når vi førhen håndterede en ordre, var der 5-6 postgange, inden kunden modtog sin pakke. Det foregik fysisk med et stykke papir, som vi flyttede rundt,” forklarer hun. ”Hver ny type opgave fik sin egen løsning, og skaren af eksterne leverandører blev bare større og større”.
Kaiser Kaffe leverer kaffemaskiner og -tilbehør til både private og offentlige virksomheder landet over, og efterhånden som successen blev større steg også behovet for kunne levere flere forskellige løsninger.
Derfor valgte virksomheden efter grundig rådgivning at implementere en Microsoft 365-løsning og tegne en service- og supportaftale med IT-virksomheden Dateco ApS.
”Ved at flytte vores processer over i Microsoft 365, udnytter vi det løsningen tilbyder,” siger Rikke Kaiser. ”Vi bruger systemets muligheder og skaber dermed langt mere værdi for vores virksomhed i hverdagen. Vi sparer både tid og ressourcer ved at blive mere digitale. Samtidig er vi gået fra adskillige leverandører af løsninger til to”.
Med 365-pakken har alle nu fået adgang til de samme data, og medarbejderne er derfor ikke fysisk begrænsede af papirer, der skal flyttes rundt imellem afdelingerne.
”Vi havde nogle helt særlige behov til vores digitalisering. Men Dateco lyttede og fandt så et nyt ben, som gjorde, at vi kunne arbejde sammen. Deres villighed til omstilling er da helt klart én af grundene til, at vi valgte netop dem. Dét og deres hjælpsomhed, når man som kunde har brug for det”.
Rikke Kaiser
Medejer, Kaiser Kaffe
Ud over at levere løsningen til Kaiser Kaffes digitale omstilling, så er Dateco blevet koblet på som en slags ekstern IT-afdeling. Det er ifølge Rikke Kaiser en stor hjælp, da kaffevirksomheden ikke selv har IT-specialister ansat.
”Når vi har behov for hjælp, kan man bare ringe til dem, så er de der med det samme,” fortæller hun og fortsætter: ”Nogle gange stiller vi sikkert nogle virkelig dumme spørgsmål. Men vi får altid gode svar og den hjælp og service, vi har brug for”.
Det gælder også, når virksomheden har brug for ny hardware. Her er Datecos kendskab til Kaiser Kaffe indgående, hvad der gør nødvendige indkøb langt lettere.
”De ved, hvad vores behov er, og de prøver aldrig at oversælge noget til os. De er på den måde rigtig gode for os”.
Den samlede løsning, der blev lavet til Kaiser Kaffe, var dog ikke umiddelbart hyldevarer hos Dateco. Her måtte IT-konsulenterne skabe en model, der kunne passe præcist til kaffevirksomhedens behov.
”Vi havde nogle helt særlige behov til vores digitalisering,” forklarer Rikke Kaiser. ”Men Dateco lyttede og fandt så et nyt ben, som gjorde, at vi kunne arbejde sammen. Deres villighed til omstilling er da helt klart én af grundene til, at vi valgte netop dem. Dét og deres hjælpsomhed, når man som kunde har brug for det”.
I dag varetager Dateco vedligehold af Kaiser Kaffes hardware og sørger samtidig for løbende opdateringer af virksomhedens Microsoft 365-løsning. Herudover tager IT-virksomheden sig af løbende support på hele pakken.
