Det stiller store krav til fleksibilitet og til drifts- og datasikkerhed, når man som VH Bogføring I/S skal køre både løn, løbende bogholderi og udarbejde regnskaber for alt fra elektronikvirksomheder, entreprenører og håndværkere til detailbutikker og pizzeriaer, mens man jonglerer mellem forskellige ERP-systemer.
Når man har ansvar for flere end 100 kunders løbende bogføring, skal man kunne stole på, at både drifts- og datasikkerheden er i top i det IT-setup, man bruger. Samtidig skal lovens stadig skrappere krav til digitalisering overholdes til punkt og prikke – også i en travl hverdag, hvor kunderne forventer hurtig ekspedition.
Her har IT-løsningen WebDesktop givet bogholderne hos VH Bogføring en ekstra tryghed.
”Effektivitet, sikkerhed og stabilitet er nok de vigtigste nøgleord i vores virksomhed,” forklarer Vivi Winsløw, der i dag ejer og driver virksomheden sammen med datteren Helle.
”Vores kunder bruger forskellige løsninger til økonomistyring og gør tingene på hver deres måde. Dét kan vi sagtens håndtere. Men kravene til sikkerhed og til digitalisering udfordrer både os og vores set-up – særligt når vi har travlt. Så er det godt med en ekstra tryghed på IT-siden.”
I bestemte perioder i løbet af året er der naturligt ekstra travlt hos VH Bogføring i Vester Nebel; lidt vest for Kolding. Det gælder blandt andet omkring momsregnskaber og årsafslutninger, hvor der bare ikke er tid til at IT-udstyr eller software fejler.
”De måneder er der virkelig tryk på,” fortæller Vivi Winsløw. ”Her er det betryggende at vide, at hvis noget pludselig driller, så skal man bare række ud. Så er der ikke bare én i røret med det samme; der er også én, som lynhurtigt overtager din skærm og fikser problemet. Så kan vi komme videre med arbejdet med det samme.”
Løsningen, der gør det muligt, hedder WebDesktop. Det er – kort fortalt – en fjernskrivebordsløsning, som giver de to bogholdere på kontoret, Vivi og Helle, direkte live-support med det samme, hvis behovet opstår.
Systemet blev tilkøbt i 2022, da de to startede virksomheden, og det har de ikke fortrudt.
WebDesktop har ikke bare givet en øget tryghed i dagligdagen; det har også åbnet døren til en helt ny virkelighed.
”Vi er i dag helt fri for at have vores egne servere stående,” forklarer Vivi. ”Det betyder, at vi ikke længere skal bekymre os om IT-sikkerhed, vedligehold af servere eller opdateringer af software. Alt, hvad vi bruger i det daglige, er i sikre hænder et andet sted.”
”De måneder er der virkelig tryk på,” fortæller Vivi Winsløw. ”Her er det betryggende at vide, at hvis noget pludselig driller, så skal man bare række ud. Så er der ikke bare én i røret med det samme; der er også én, som lynhurtigt overtager din skærm og fikser problemet. Så kan vi komme videre med arbejdet med det samme.”
Vivi Winsløw
Indehaver, VH Bogføring
At det netop blev Dateco, som blev leverandør af IT, økonomistyring (og nu også serverhold) går mange år tilbage. Da Vivi Winsløw startede som revisorassistent hos revisor Kurt Pedersen i 2011, var Dateco allerede leverandør af ERP-systemet, WebFinance.
”Jeg erfarede jo hurtigt, at det system var utroligt intuitivt og brugervenligt. Det var nemt at gå til for vores kunder, som måske ikke lige var revisoruddannede; men også for os, som skulle hjælpe kunderne. Over årene erfarede jeg så, at alt, hvad Dateco laver, er gjort brugervenligt og let at arbejde med.”
Der var derfor heller ingen tvivl, da Vivi og Helle, skulle finde en stabil og driftssikker supportløsning.
”Nu er det jo ikke ret tit, at vi har haft problemer. Men bare dét, at vi ved, at vi altid kan få fat i et rigtigt menneske og få hjælp omgående, er da en stor tryghed,” understreger Helle.
Det er ikke kun Datecos kerneprodukter WebFinance og WebDesktop, som VH Bogføring nyder godt af i dagligdagen. Den østjyske IT-udvikler og -leverandør har nemlig også stået for hardware og forskellige dele af Microsoft 365. Der er dog ifølge den erfarne bogholder ingen tvivl om, at netop fjernskrivebordet har givet en ekstra dimension.
”Med WebDesktop er vi på en måde kommet endnu tættere på Dateco,” fortæller Vivi. ”Vi har lettere ved at komme i direkte kontakt, hvis vi har spørgsmål eller et problem, der skal løses. Et problem er typisk langt hurtigere løst; og da vi jo samtidig kan følge med på skærmen, mens vi snakker med supporteren, så lærer vi også noget i processen.”
Netop åbenheden og den jordnære service og tilgang, de begge har oplevet hos Dateco, har været afgørende for, at relationen er blevet så tæt, som den er.
”Der er jo ingen af os på kontoret, der har ret meget forstand på opdatering af software eller på service på udstyr eller servere. Så det er skønt, at vi med Dateco har en ’egen IT-afdeling’. De er både proaktive og reagerer med det samme, når vi har spørgsmål. Vi skal bare fokusere på dét, vi er gode til. Og det er skønt,” slutter Vivi Winsløw af.
