Som så mange andre små og mellemstore virksomheder benyttede Trafik & Fritid ApS sig af en C5-løsning til at
håndtere den løbende økonomistyring. Men med to ben – ét i en verden med produkter til sport og fritid og det
andet med linjeføring til de danske landeveje – stod den lille virksomhed i 2007 med et behov for en ny, moderne
og mere fleksibel løsning.
”Der var simpelthen brug for et nyt og bedre system, hvor vi kunne optimere vores arbejdsprocesser og blive
mere effektive. Et system, der var nemt at navigere i, når vi skulle sende tilbud, ordrebekræftelser og fakturaer og
meget andet,” forklarer Gitte Fagerberg, som er ansvarlig for virksomhedens bogholderi.
”Med det gamle system var der en masse manuel dokumenthåndtering, og som vi voksede, blev det bare for
meget. Så i forbindelse med vores ejerskifte i 2007 valgte vi at lede efter noget bedre”.
Lidt tilfældigt dukkede ERP-løsningen WebFinance op på radaren. Det kunne ikke bare give den lille Vamdrupvirksomhed
en mere digital bogføring; det kunne også automatisere flere af de manuelle procesgange, medarbejderne
arbejdede med til daglig.
”Bare det, at vores servicefolk ’ude i marken’ kunne scanne deres rejseafregninger direkte ind i bogholderiet
via en app, var både tidsbesparende og meget nemt. Det betød også, at ingen bilag risikerede at blive glemt i
farten,” forklarer hun og tilføjer: ”Vi kunne tilmed også modtage E-fakturaer fra vores leverandører. Så kommer
man ikke til at ’forputte’ en faktura ved en fejl”.
”Når du ringer til Dateco, så bliver telefonen i reglen altid taget med det samme, og supporten er på dansk,”
fortæller hun. ”Du får altid fat i én, der kan hjælpe, uanset om det er telefonisk eller via fjernsupporten, hvor vi
begge kan se skærmen. Det giver bare en god fælles forståelse”.
Gitte Fagerberg peger desuden på, at man hos Dateco generelt er god til løbende at følge op og sikre, at alting
kører, som det skal. Det fastholder den store tryghed og tilliden til systemet.
”Og så er de altid flinke til at kommunikere tilbage, og altid åbne for forespørgsler på specifikke ønsker eller ændringer
til systemet eller vores set-up, som kan lette eller forbedre vores arbejdsprocesser”.
Gitte Fagerberg
Trafik & Fritid
Trafik & Fritid, hvis kerneprodukt er engelskproduceret banekridt til
boldbaner, har også det danske agentur af sportsrekvisitter fra den tyske
virksomhed, Kübler Sport. Vamdrupvirksomheden har derudover også
erhvervet sig agenturet af det pesticid- og biocidfrie produkt, Block Blitz,
der bruges til rensning af fliser og belægninger.
Med tre så store udenlandske agenturer er behovet for automatisering
og lettere arbejdsgange naturligt blevet større, og Gitte Fagerberg ser
kun det behov stige i fremtiden.
”Med så store leverandører og et øget salg, så er behovet for balancer
og løbende salgsstatistikker, så vi kan følge udviklingen, blevet helt afgørende
for os,” understreger hun og peger på, at Trafik & Fritid har kunder
både i og uden for EU.
”Her har WebFinance virkelig hjulpet os med at lette nogle arbejdsgange.
Via integration kan vi nu momsindberette direkte fra økonomisystemet
til Skat. Det betyder, at vi ikke længere selv behøver at indtaste alle tallene,
men nu trygt kan stole på, at alle data overføres korrekt til Skat”.
At det blev WebFinance og Dateco som fik lov at levere løsningen til
Trafik & Fritid, kom til syvende og sidst til at handle om tillid og god kemi.
”De var for det første utroligt nemme at få fat i,” fortæller Gitte Fagerberg.
”Samtidig var de hurtige til at forstå vores forretning og vores behov,
og de var heller ikke bange for at svare på vores mange måske lidt
’dumme’ spørgsmål – også inden vi overhovedet havde lavet en aftale”.
Netop den direkte og opmærksomme kontakt har også fyldt meget
siden i relationen til Dateco. Nærhed og tilgængelighed er nøgleværdier
hos Trafik & Fritid, og for Gitte Fagerberg handler det om at kunne stole
på, at systemet altid virker i en travl hverdag.
